Quanto sua empresa gasta por mês em ferramentas que ninguém usa

Pergunte ao seu financeiro quanto a empresa gasta por mês em software. Na maioria das vezes a resposta vem em duas partes: um número aproximado e um "mas tem umas coisas no cartão do sócio também".

Esse "mas" é onde o dinheiro mora.

Eu fiz esse levantamento nas empresas do meu grupo e depois em cliente. O padrão se repete com uma consistência que impressiona: entre 30% e 50% do gasto mensal com ferramentas está em software subutilizado, duplicado ou simplesmente esquecido. Não é desleixo — é o resultado natural de anos contratando solução pontual para problema urgente.

Este artigo é o método que eu uso para levantar esse número. Dá para fazer em uma tarde.

Passo 1: puxe a fatura, não a memória

Não comece perguntando ao time quais ferramentas usa. Comece pelo extrato.

Peça três coisas:

• Fatura dos últimos três meses de todos os cartões corporativos
• Extrato de débitos recorrentes da conta PJ
• Lista de boletos e transferências recorrentes

Três meses, não um. Muita assinatura é anual ou trimestral e não apareceria num recorte curto.

Agora monte uma planilha simples com quatro colunas: ferramenta, valor mensal, quem contratou e para que serve. As duas últimas colunas você vai preencher depois — e é justamente aí que a conversa fica interessante.

Passo 2: descubra quem realmente usa

Com a lista na mão, pergunte para cada ferramenta:

Quantas licenças estamos pagando e quantas estão ativas?

Essa é a pergunta que mais devolve dinheiro. Ferramenta cobrada por usuário acumula licença de gente que saiu da empresa, de teste que virou permanente, de departamento que mudou de processo. Quase toda plataforma tem uma tela de "usuários ativos nos últimos 30 dias" — abra ela.

Quando foi a última vez que alguém entrou aqui?

Se ninguém souber responder, você já tem a resposta.

Existe outra ferramenta na lista que faz a mesma coisa?

Sobreposição é comum: o CRM que tem módulo de e-mail marketing e a plataforma de e-mail marketing contratada à parte. A ferramenta de gestão de tarefas do time de vendas e a do time de operações. O armazenamento em nuvem que veio junto do pacote de e-mail e o que foi contratado separado.

Passo 3: classifique em quatro baldes

Cada item da lista vai para um destes:

Manter. Usada, sem substituto óbvio, preço coerente com o valor. Ótimo — a maior parte da sua lista deveria estar aqui.

Cortar. Ninguém usa ou o uso não justifica o custo. Cancele agora, não na renovação. O dinheiro que você economiza em cinco cancelamentos costuma pagar o primeiro projeto de automação.

Consolidar. Duas ou três ferramentas fazendo o trabalho de uma. Escolha a melhor, migre e cancele o resto. Dá trabalho no curto prazo e economiza para sempre.

Substituir. Aqui é onde a automação entra. Ferramenta cara demais para o que entrega, ou que cobra por usuário num time que está crescendo.

Passo 4: a conta que decide o "substituir"

Esse é o balde que mais gera dúvida, então vale um método explícito.

Para cada candidata a substituição, calcule:

Custo anual atual = mensalidade × 12 × número de licenças previstas para o próximo ano.

Repare no "previstas para o próximo ano". Ferramenta com preço por usuário fica mais cara exatamente quando a empresa vai bem — e é aí que dói.

Compare esse número com o custo de construir a mesma função dentro da sua operação. Não é só o desenvolvimento: entram infraestrutura, manutenção e o tempo de migração.

A regra prática que eu uso: se o custo anual da ferramenta paga o desenvolvimento em até 18 meses, substituir normalmente vale a pena. Abaixo disso, o SaaS provavelmente está fazendo um bom trabalho por você.

Foi exatamente essa conta que levou a Azzo Distribuidora a ter um aplicativo próprio para a força de vendas. A ferramenta de terceiro cobrava por representante — ou seja, crescer o time significava aumentar a conta todo mês, para sempre. Com app próprio, o custo virou fixo e o processo passou a caber exatamente no jeito que a distribuidora trabalha.

Passo 5: o que fazer com o dinheiro que sobra

O erro clássico é embolsar a economia e parar por aí. Ela rende mais reinvestida no gargalo seguinte.

Depois de cortar o que não usa, olhe para o que sobrou de trabalho manual: o processo que consome três horas por semana de alguém, o relatório montado na mão, a transferência de dado entre dois sistemas. Cada um desses é um candidato a automação — e agora você tem orçamento para atacar sem pedir dinheiro novo.

O número que você deveria ter na ponta da língua

Ao final desse exercício você tem três números que todo dono de empresa deveria saber de cabeça:

1. Quanto a empresa gasta por mês em software
2. Quanto desse valor está em ferramentas subutilizadas
3. Quanto custaria substituir as três mais caras

Se você não tem esses três números hoje, é bem provável que esteja pagando mais do que precisa. E, ao contrário de quase tudo em gestão, essa é uma economia que aparece no caixa já no mês seguinte.

Se quiser fazer esse levantamento comigo, eu abro 40 minutos para olhar sua lista e apontar onde costuma estar o dinheiro. É de graça e você sai com a planilha preenchida.